行政机关公文规范要点简述

前一段时间参加了系统组织的办公室业务培训会。培训会上，长期从事行政文秘工作、经验丰富的贺凯老师讲了公文写作规范。现在将其讲课的内容整理一下，择其日常工作经常接触的内容加以记述，其中也糅合了自己工作中的一些新的领悟。以资备忘。内容依据实际不断增加、修正（最后修改：2009-5-4）。
     一、公文的分类
    （一）按体裁分：
    1、规范性公文：命令、议案、通知、通告、决定、公告、意见、通报、批复、报告、请示、函、会议纪要，前两个作为基层一般行政机关一般用不到。除会议纪要外，要用印章。
    2、非规范性公文：调查报告、计划、规划、方案、办法、安排、工作研究、工作总结、述职报告、简报。
    要正式行文，必须以规范性公文为主题，再附一个非规范性公文。
    （二）规定公文的依据
        《国家行政机关公文处理办法》，GB/T9704-1999国家行政机关公文格式等。
    （三）规定公文分述
    1、决定。重要事项，奖励惩罚等。
    2、意见。重要问题指示性见解、办法。
    3、通知。批转下级机关公文；转发上级机关、不隶属机关公文；转达夏季办理或需要周知、执行事项；任命人员。下行文。
    4、通告。公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项。
    5、通报。下行文。
    6、请示。向上级机关请求批准。上行文。
    7、报告。汇报、答复。上行文。
    8、函。可以广泛使用。用于不隶属机关商洽工作。平行文。
    函与请示的区别：
    凡是向有隶属关系的上级机关请示指示、批准，用请示。
    凡是向同级或者其他不相隶属机关请求批准，一律用函。
    9、会议纪要。记载与传达会议和决定事项、背景，会议认为、决定事项等。
    10、公告。向社会（国内外）宣布重要事项、法定事项。发布方式：登报、电视、网络等。
    11、批复。对下级机关报告、请示事项的答复。须要明确意见。
 
    二、基本要求
    （一） 格式、内容、撰写
    1、文头
    （1）名称标识。上行文，这行文字要在页面较低处。
    （2）发文字号。
    （3）签发人，用于上行文。请示还应在附注处注明联系人姓名及电话。
    （4）秘密等级。
    2、正文
    （1）标题。发文机关，事由，文种。一般用二号小标宋，行间距32磅。
    （2）主送机关。
    （3）正文。前言、主体、结尾。一般用三号仿宋，行间距25磅。
    （4）附件。与正文间空一行。
    （5）发文机关。现在一般不以文字书写，直接用印章代替。印章要盖在成文时间上，盖章时，发文机关名称不要压在成文时间上。
    （6）成文时间。签发时间为准。与附件间空3行，右边距空3个汉字。
    （7）加盖印章。联合上报，主办机关加盖；联合下行，均盖。
    3、结尾
    （1）主题词。以国务院办公厅印发的主题词表为准。
    （2）抄送机关。一律用此表述，不用“抄报”、“抄发”。
    （二）逐级行文要求
    不能越级行文。特殊情况越级，应抄送被越级机关。请示不送个人，上级直接交办事项除外。
    （三）公文主体书写注意
    不带感情色彩。
    （四）数字符号采用问题
    必须用汉字外，用阿拉伯数字。
    （五）主题词标注问题
    函也要用。生造词不够准确、规范，不要作为主题词。
    （六）草拟过程和程序问题
    拟稿笺要写好，由拟稿人完成。
    （七）办公室审核问题
    是否需要行文；是否会签；未经办公室审核，一般不签发。